Bloquer les commandes et remplacer les images

Photo Portal vous offre plusieurs moyens de contrôler les commandes de vos clients. Les commandes peuvent être transférées automatiquement vers notre système ou vous pouvez les débloquer manuellement.

Si vous ne modifiez pas les images avant la commande, la résolution originale que vous avez téléchargée sera utilisée pour la production. Vous avez également deux possibilités pour bloquer vos commandes. Vous pouvez échanger les images contre des images à haute résolution avant de passer commande, ou vous pouvez approuver manuellement chaque commande sans échanger les images. Vous pouvez même combiner les deux options.

Photo Portal vous offre la flexibilité nécessaire pour contrôler vos commandes comme vous le souhaitez et vous assurer d'obtenir les meilleurs résultats.

Remplacer les images avant la commande

Cette option vous permet de gagner du temps dans l'édition de vos photos et de l'espace dans le téléchargement des fichiers. Elle vous permet de télécharger vos images non modifiées et en basse résolution à titre d'aperçu. Une fois la commande créée, vous pouvez télécharger les images finales éditées et de haute qualité avant d'approuver la commande. Vous trouverez cette option dans les paramètres de vente de la galerie de votre choix.

Vous devez activer l'option Remplacer les images avant la commande. De cette façon, vous recevrez une notification pour changer l'image lorsqu'une commande est créée. Une fois l'option activée, vous devez cliquer sur Sauvegarder.

Lorsqu'un client effectue un achat dans cette galerie, vous recevrez un courriel vous informant de la commande. Pour la traiter, vous pouvez cliquer sur le lien fourni ou vous connecter à Photo Portal et aller à la Gestion des commandes dans le panneau Ventes.

Vous y trouverez la commande que votre client a passée avec le statut En attente de production. Si vous cliquez dessus, vous verrez tous les détails de la commande.

C'est ici que vous devrez télécharger les fichiers édités et de haute qualité pour l'impression. Si vous ne les avez pas encore retouchés, vous pouvez télécharger le fichier CSV qui contient les noms de fichiers des photos. Vous devrez le copier et le coller dans le logiciel que vous avez choisi pour retoucher les photos, tel que Lightroom. Notez que dans le cas de Lightroom, vous devez saisir les noms de fichiers séparés par une virgule dans la boîte de filtre. Comme dans cet exemple : mariage_01.jpg, mariage_04.jpg, mariage_02.jpg, mariage_05.jpg, mariage_03.jpg. Vous n'ouvrirez ainsi que les images sélectionnées par votre client, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps dans la recherche des fichiers.

Si vous avez déjà retouché vos photos, il ne vous reste plus qu'à les télécharger. Vous pouvez les télécharger une par une en cliquant sur Télécharger l'image pour chacune d'entre elles. Veuillez noter que vous devez toujours remplacer l'image originale par une autre image qui conserve le rapport d'aspect d'origine.
Si l'option Permettre l'édition/le recadrage des images est activée dans le site Paramètres de vente, il ne sera pas possible de remplacer l'image par le recadrage effectué par le client, car cela pourrait entraîner des erreurs.

Si les fichiers finaux à télécharger portent le même nom que les fichiers à remplacer, vous pouvez les télécharger tous en même temps en cliquant sur le bouton Télécharger en masse toutes les images.

Une fois téléchargées, les images verront leur statut modifié en conséquence.

Cliquez sur l'outil Modifier pour comparer l'image originale et l'image téléchargée.

Pour terminer la commande, il vous suffit de cliquer sur Lancer l'ordre de production. Lorsque vous reviendrez à la Gestion des commandes, vous verrez que le statut de la commande a été mis à jour.

Validation manuelle des commandes

Si les images téléchargées dans toutes vos galeries sont des fichiers finaux, retouchés et de haute qualité et que vous souhaitez approuver manuellement chaque commande, vous pouvez facilement activer cette option. Tout ce que vous avez à faire est d'aller dans vos paramètres de vente et de facturation au sein de Ventes et d'activer l'option Validation manuelle des commandes.

Une fois activée, toutes les commandes passées par vos clients devront être approuvées manuellement par vous dans la Gestion des commandes avant d'être mises en production.